Elegir un buen sistema administrativo no debería ser cuestion de suerte.
Sin embargo, la realidad es otra: en la venta todo parece perfecto… hasta que llega la amarga verdad: me vendieron un mal software.
Por eso quiero compartirte 7 preguntas clave que separan la promesa de la realidad.
Lo que pasa en la vida real
Escribes a soporte y nadie responde… o te contestan a los 3 días.
Lo que parecía barato se convierte en cobros extra por cada detalle.
Tu equipo no entiende el sistema y termina usándolo a medias.
Lo que debía traerte orden, termina siendo más estrés.
¿Por qué ocurre?
No es ingenuidad.
Es que nadie nos enseña a elegir un sistema administrativo: hay presión por decidir rapido, los vendedores pintan todo perfecto y uno piensa “ya, necesito algo que funcione”.
El problema es que no sabías qué preguntar.
Y ese vacio es el que abre la puerta a equivocarse.
Las 7 preguntas antes de contratar un sistema
1. ¿Quién me dara soporte y cómo?
Un sistema administrativo para pymes no es como Netflix: no lo usas de vez en cuando, lo usas a diario para vender, comprar, controlar caja o inventario. Eso significa que el soporte no puede verse como un “extra”, sino como parte vital de la operacion de tu negocio.
Pregunta siempre:
- ¿Quién me atiende cuando tengo un problema: un equipo o una sola persona?
- ¿Qué canales usan: teléfono, WhatsApp, chat, correo, ticket?
- ¿En qué horarios trabajan y cuánto tardan en responder? (cuidado con los falsos 24/7)
Un buen proveedor no te deja solo con un manual: se convierte en tu copiloto diario. Porque cuando el sistema falla o no lo sabes usar, no solo pierdes tiempo: tu negocio se detiene.
2. ¿Pueden darme una demostración del sistema?
Un demo no es un favor, es tu derecho. Igual que no compras un pantalón sin probártelo, no deberías elegir un sistema administrativo sin verlo en acción con tus procesos clave.
En la demostración pide que trabajen con escenarios reales: ventas con descuento, ingreso de stock, despachos múltiples. Y lo más importante: haz tú mismo las operaciones, para experimentar qué tan simple o complejo es el sistema.
La prueba debe darte certeza de que tus procesos críticos funcionan bien. Si falla en lo esencial, por más atractivo que se vea, no es el sistema para ti.
3. ¿Qué incluye y qué no incluye mi plan?
Muchos emprendedores se enganchan con el precio base… hasta que empiezan las sorpresas.
Pregunta y pide por escrito:
- ¿Qué está cubierto en mi plan?
- ¿Qué se paga aparte (usuarios extra, actualizaciones, soporte avanzado)?
Lo barato puede salir caro si cada acción pequeña termina en un cobro adicional.
4. ¿Cómo es la implementación y capacitación?
Aquí es donde muchos se tropiezan. Porque no es solo “te instalo el sistema y listo”.
Un punto crítico es la carga del inventario inicial. Si tienes que registrar producto por producto a mano, es un caos. Pregunta siempre si el sistema permite importar datos en bloque desde Excel u otro formato.
Ademas, no es suficiente que te capaciten una sola vez y ya. Pregunta:
- ¿Capacitan a todo tu equipo o solo a ti?
- ¿Qué pasa si cambio de personal?
- ¿La capacitación es presencial o virtual?
Un buen proveedor no solo te instala el sistema, sino que te acompaña en esa curva de arranque.
5. ¿Qué otros clientes tienen en mi rubro?
No es lo mismo un sistema hecho para restaurantes que uno para ferreterías. Cada rubro tiene particularidades.
Si el proveedor ya trabaja con negocios como el tuyo, es una señal de que entiende cómo operan y qué problemas reales enfretan. Incluso puedes pedir referencias: llamar a esos clientes y preguntarles directamente cómo les va con el sistema.
6. ¿El sistema crecerá conmigo?
Hoy puedes tener una sola tienda, pero mañana dos más. Tu sistema debe acompañarte en ese camino.
Pregunta:
- ¿Soporta múltiples locales y usuarios?
- ¿Permite migrar de un plan básico a otro más avanzado sin perder datos?
- ¿Recibe actualizaciones frecuentes para mantenerse vigente?
Un buen sistema administrativo no solo resuelve lo de hoy, también te asegura continuidad en los siguientes pasos de tu negocio.
7. ¿Hay costos extra por cambios o personalizaciones?
Ningún sistema es 100% adaptable, salvo que sea hecho a medida. Sin embargo, en algún momento vas a necesitar un ajuste: un reporte distinto, un flujo nuevo o un permiso especial para tu equipo.
Por eso, pide desde el inicio:
- Tarifas claras de personalización.
- Qué cambios entran en el soporte estándar y cuáles requieren desarrollo extra.
Esto te dará certeza de hasta dónde puedes adaptar el sistema a tu negocio y cuánto te costará hacerlo, evitando sorpresas más adelante.
Otros puntos que no puedes dejar de preguntar
Además de estas 7 preguntas, hay dos aspectos críticos que muchos emprendedores pasan por alto:
🔒Seguridad de tus datos: ¿cómo protege tu información y qué medidas de respaldo tienen en caso de fallos?
☁️Nube vs instalación local: un sistema en la nube te permite trabajar desde cualquier dispositivo, con actualizaciones automáticas y sin depender de un único computador.
Si el proveedor no tienen respuestas claras a esto, tu negocio queda en riesgo.
Señales de alerta en 30 segundos
Si escuchas esto, aléjate sin pensarlo:
- “No hacemos demos.” → Si no te dejan probar, algo esconden.
- “Mi sistema nunca falla.” → Nadie serio promete 0 errores, lo importante es cómo responden cuando pasan.
- “Yo mismo te atiendo a cualquier hora.” → Si es solo una persona, tarde o temprano te quedarás sin soporte.
Si ya te pasó
No te castigues: no eres el único. Y la buena noticia es que puedes cambiar de sistema sin perder información:
Lo que puedes hacer ahora es:
- Haz una lista de lo que hoy sí o sí necesitas.
- Pide una demo comparativa en 2 o 3 proveedores.
- Antes de salir de tu sistema actual, asegura un respaldo y pide apoyo a tu nuevo proveedor para la importación de datos.
En arguz hemos visto esta historia una y otra vez.
La diferencia no está solo en el sistema administrativo, sino en cómo preguntas y en quién te acompaña después de firmar.
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